¿Cómo debo prepararme para una audiencia?

Las partes deben esforzarse por preparar el caso antes de la fecha de la audiencia de forma tal que se pueda resolver a la brevedad y equitativamente. La preparación incluye la convocatoria de testigos y la presentación de evidencia documental que estará disponible para su presentación ante los árbitros durante la audiencia.

 

De acuerdo con lo que establece el Código Uniforme, las partes deberán cursar a las otras, con una antelación de al menos 20 días calendarios antes de la primera fecha de audiencia programada, copias de los documentos (incluyendo gráficos, cuadros y registros) cuyo objeto sea ser presentados durante la audiencia así como identificar a los testigos que deseen presentar en la audiencia. Este marco de tiempo podrá ser modificado mediante el acuerdo de las partes o de acuerdo con el criterio de los árbitros. El incumplimiento de este requisito puede hacer que los árbitros excluyan cualquier documento que no hubiera sido intercambiado o testigos que no hubieran sido identificados. Los árbitros considerarán la aplicación de dicha acción a pedido de una de las partes. Si todas las partes están de acuerdo, podrán entregar anexos, además de los que se presentarán al Director en el Escrito de la Demanda, para su remisión a los árbitros antes de que se celebre la audiencia.

 

Cada parte deberá entregar copias suficientes de cualquier documento que trate de incluir en calidad de prueba en las audiencias para cada uno de los árbitros y para los expedientes de la organización autónoma.

 

Las partes deben cooperar voluntariamente en el intercambio de documentos e información para hacer que el arbitraje sea expeditivo. Todo pedido de documentación u otro tipo de información debe ser específico, estar relacionado con el tema de la controversia y permitir que la parte a la que se efectúa el pedido goce del tiempo razonable para poder responder sin interferir en el marco de tiempo establecido para la audiencia. La generación de documentos y el intercambio de información deberán llevarse a cabo dentro del marco de tiempo que se establece en el Código Uniforme.

 

Algunos foros pueden guiar a las partes y a los árbitros en relación con los tipos de documentos que habitualmente se entregan o que deben entregarse en ciertos casos. El Manual del Árbitro (publicado por SICA y disponibles en las organizaciones autónomas) contiene algunos ejemplos de los documentos típicos que frecuentemente se generan o cuya producción ordenan los árbitros.

 

En octubre de 1999, la FINRA publicó una Guía de Propuestas de Pruebas (Guía) para su uso en casos con clientes. La Guía fue el resultado de un consenso al que llegó una fuerza de tareas multipartidaria convocada por la FINRA. Si bien la Guía no fue incorporada al Código, brinda una pauta más amplia para las partes y los árbitros y su objeto es hacer que el proceso de arbitraje sea más expeditivo.

 

La guía para el descubrimiento, La Guía de Propuestas de Pruebas, que incluye Listas de Producción de Documentos, les brinda a las partes de FINRA una guía sobre la que se deben intercambiar documentos sin la intervención del árbitro o el plantel y una guía para los árbitros al momento de decidir qué documentos supuestamente deben generar los clientes y las firmas miembro o las personas vinculadas en los arbitrajes con clientes. La Guía de Propuestas de Pruebas también comenta pedidos de propuestas de pruebas adicionales, pedidos de información, deposiciones, admisibilidad de una prueba y el uso de las sanciones.

 

La Guía de Propuestas de Pruebas no tiene por finalidad ser utilizada en los procedimientos de arbitraje simplificados. Sin embargo, el árbitro podrá, según su propio criterio, optar por utilizar los fragmentos de la Guía de Propuestas de Pruebas que considere relevantes de una manera consistente con el carácter expeditivo del procedimiento simplificado.

 

Se programará una conferencia previa a la audiencia por el pedido escrito de una de las partes o del árbitro o como resultado de la capacidad discrecional del Director. El Director fijará la hora y el lugar de la conferencia previa a la audiencia y nombrará a una persona del plantel o un árbitro para que la presida. Esta conferencia previa a la audiencia podrá realizarse por teléfono, por entrega escrita o personalmente. Según lo establecen las normas, existen cronogramas para que las partes generen la información solicitada u objeten los pedidos de generación de documentos. Si una conferencia previa a la audiencia sin la presencia de un árbitro no resuelve los temas pendientes, tales controversias en torno de los pedidos de información o temas pendientes serán elevadas a un único árbitro antes de que se realice la primera audiencia. Siempre que fuese posible, cada una de las partes debe entregar a la organización autónoma, antes de la conferencia previa a la audiencia, una guía detallada de los temas pendientes que deberían ser resueltos por este árbitro único.

 

Este árbitro único tiene la autoridad para librar citaciones de comparecencia, ordenar la comparecencia de testigos y la generación de documentos, establecer fechas de cumplimiento y ordenar otros autos que puedan acelerar el procedimiento de arbitraje o permitir que una de las partes prepare su caso. Las partes deben tener plena conciencia de que los árbitros podrán sancionar a aquella parte que no cumpla con estas órdenes de audiencias.

 

En la medida de lo posible, las partes deben intercambiar voluntariamente cualquier testimonio y prueba documental sin que se recurra al uso de citaciones. En caso de ser necesaria una citación, los árbitros y cualquier abogado de registro tendrán la facultad de librar una citación de comparecencia conforme pueda establecerlo la ley del estado en el que se llevará a cabo la audiencia o la Ley Federal de Arbitraje. Se debe entregar una copia de la citación de comparecencia a todas las partes que intervienen al momento de su libramiento. Si una de las partes cuenta con apoderado legal, éste tendrá que responder a todas las preguntas formuladas en relación con la citación. Las partes que no tengan apoderado legal podrán solicitarle al Director que les pida a los árbitros que libren una citación. Si fuese posible, el pedido debe efectuarse por escrito, especificando el motivo que torna necesaria el libramiento de la citación y los esfuerzos de la parte que efectúa el pedido para lograr que comparezcan los testigos y se generen los documentos sin recurrir al libramiento de una citación. Además, se debe incluir una copia de la citación cuyo libramiento se solicita a los árbitros. Si los árbitros libran una citación, la parte que ha efectuado el pedido tiene la obligación de cursar la citación a la otra y correr con los gastos conforme lo establece la ley del estado en el que se llevará a cabo la citación o la ley federal. Quizás, la parte que efectúa el pedido deba recurrir a los servicios de un empleado profesional del proceso para que curse la citación.

 

Los procedimientos para el libramiento y la remisión de citaciones varían. En consecuencia, es conveniente que las partes consulten con un abogado para cerciorarse de que se cumplan los requisitos legales de la jurisdicción aplicable.

 

Además del proceso de libramiento de citaciones, en ciertos casos, los árbitros están facultados para instruir la comparecencia de personas que son empleados de la industria de títulos y la generación de registros que obren en su poder o control. Si las partes solicitan que los árbitros hagan uso de esta facultad, se les podrá solicitar que corran con todos los gastos que fuesen razonables en relación con dicha comparecencia o generación de documentos. Todos estos pedidos deben hacerse antes de la audiencia.

 

Se debe tener en cuenta una conclusión final cuando se prepare para la audiencia. Los árbitros tienen experiencia y conocimiento. Valoran una presentación clara del caso, sin reiteraciones y datos irrelevantes.

 

Siempre consulte a las organizaciones patrocinadoras. Las organizaciones autónomas podrán variar en los procedimientos que utilizan para fijar las fechas de audiencias y podrán establecer una conferencia previa a la audiencia con todo el panel con este fin.